Pandman: Snelgids voor controleurs

Korte praktijkgids voor de rol Controleur. Voor de volledige uitleg van alle functies, zie de volledige handleiding.

Als controleur controleer je de staat van ruimtes: je legt vast wat je ziet en meldt wat opgevolgd moet worden, op de locaties die voor jou zijn ingericht. Ruimtes zijn woonruimtes (kamers, appartementen) én algemene ruimtes zoals keukens en sanitair.

Wat je doet

• ruimtes bekijken, handmatig aanmaken en bijwerken;
• periodieke en mutatie-inspecties uitvoeren;
• meldingen aanmaken en bijwerken;
• foto's en waar nodig video toevoegen;
• rapportages en exports raadplegen.

Moeten basisgegevens, inspectietemplates, categorieën of behandelaars worden aangepast? Stem dat af met een locatie- of organisatiebeheerder. De groep Instellingen is voor controleurs niet zichtbaar.

Inloggen

Ga naar https://{jouw-organisatie}.pandman.nl en log in. Nieuw? Gebruik de link in je uitnodigingsmail om een wachtwoord in te stellen. Wachtwoord vergeten → gebruik de herstel-link op de loginpagina. (Details: de volledige handleiding §3.)

Pandman registreert je aanmelding en afmelding in het beveiligingslog. Zie je iets verdachts rond je account, meld dit direct bij een organisatiebeheerder; die kan in Logs → Beveiliging de beveiligingsgebeurtenissen inzien.

Je werkronde

1. Dashboard als startpunt: bekijk open/urgente meldingen, ruimtes zonder recente inspectie en geplande herinspecties voor jouw locaties.
2. Scan de QR-code bij de ruimte of kies de juiste ruimte in Pandman.
3. Vul gegevens direct op locatie in.
4. Maak een melding zodra iets opvolging nodig heeft.
5. Controleer na afloop of alles is opgeslagen en de juiste prioriteit heeft.

QR-code scannen

Scan de QR-code bij een ruimte met de camera van je telefoon. Ben je nog niet ingelogd, dan opent eerst de loginpagina; daarna gaat Pandman automatisch verder naar de gescande ruimte. Vanuit het ruimteoverzicht zie je de inspectiehistorie en kun je de juiste vervolgactie starten.

De QR-code geeft alleen sneller toegang tot de juiste plek in Pandman. Je ziet een ruimte uitsluitend als je rechten hebt voor de bijbehorende locatie. Krijg je geen toegang terwijl de ruimte wel bij jouw werkgebied hoort, vraag dan een organisatie- of locatiebeheerder om je locatierol te controleren.

Intrek, vertrek of oplevering vastleggen

Ga naar Inspecties → Nieuwe inspectie, kies de ruimte en een template van het soort Intrek & vertrek. Kies daarna Intrek, Vertrek of Oplevering / nulmeting. Bij intrek en vertrek kun je de naam en handtekening van de bewoner vastleggen. Bij vertrek kun je de ruimte na het opslaan op 'In onderhoud' zetten.

Bij een vertrek toont Pandman onder het formulier de recentste intrek-inspectie van die ruimte als referentie (of anders de recentste oplevering), zodat je per veld ziet wat de staat bij aanvang was. Velden met de staat Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild zijn herstelpunten. Dat geldt ook voor een Onvoldoende en voor een cijferveld dat volgens de ingestelde beoordeling oranje of rood is. Vanaf de detailpagina van de vertrek-inspectie print je die met Herstelpuntenlijst (PDF), start je met Herinspectie starten een vervolginspectie of zet je ze met Reparatieverzoeken aanmaken om in meldingen. Die laatste knop werkt ook bij periodieke inspecties.

Schrijf feitelijk, bijvoorbeeld:

• "Woonruimte schoon opgeleverd. Geen zichtbare schade."
• "Kleine beschadiging aan linkermuur naast deur."
• "Badkamer schoon, kitrand douche vertoont slijtage."

Inspectie uitvoeren

Inspecties → Nieuwe inspectie. Kies ruimte en template, controleer datum/tijd, vul de velden in en sla op. De keuzelijst toont alleen templates die bij het ruimtetype van de ruimte passen; past er maar één, dan selecteert Pandman dat vanzelf. Veldtypes: cijfer, voldoende/onvoldoende, staat, tekst en foto('s). Bij ieder niet-fotoveld kun je via het camera-icoon maximaal drie foto's toevoegen. Een foto is verplicht bij Onvoldoende en bij de staat Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild. Verplichte velden moeten ingevuld zijn; bij een verplicht fotoveld is minimaal één foto nodig (alleen een video volstaat niet). Loop je meerdere ruimtes met hetzelfde template langs? Kies bij het opslaan Aanmaken en nog een aanmaken: het template en de datum blijven staan en je kiest alleen de volgende ruimte.

Het formulier werkt prettig op telefoon/tablet: numeriek toetsenbord bij cijfers, grote knoppen bij voldoende/onvoldoende. Moet iemand de inspectie bevestigen (bijvoorbeeld een bewoner)? Gebruik de optionele sectie Ondertekening onderaan: naam invullen en een handtekening op het scherm zetten.

Is de situatie zo slecht dat een nieuwe controle nodig is? Zet onderaan de optie Herinspectie inplannen aan. Kies een datum en eventueel een tijd. Dit kan bij een periodieke inspectie en bij een vertrekinspectie. De planning staat daarna op het dashboard van de betrokken controleurs en beheerders. Open na het herstel de oorspronkelijke inspectie en kies Herinspectie starten; na het opslaan van die vervolginspectie verdwijnt de planning van het dashboard.

Wil je zien wat er sinds een eerdere inspectie is veranderd? Vink in de inspectiehistorie van de ruimte twee inspecties aan (Vergelijk) en kies Vergelijken.

Zie je schade of een defect? Maak meteen een melding aan, zodat het ook wordt opgevolgd.

Pandman Mobiel

Gebruik Pandman Mobiel in het menu wanneer je inspecteert op een plek met slecht of geen bereik. Open Pandman Mobiel eerst terwijl je verbinding hebt en kies Gegevens bijwerken. Daarmee bewaart dit apparaat je actieve locaties, ruimtes, templates, categorieën en prioriteiten, zodat deze ook zonder internetverbinding beschikbaar zijn.

Installeer Pandman Mobiel bij voorkeur als app op je telefoon: open Pandman Mobiel in de browser en kies Installeer app (Chrome/Android) of Deel → Zet op beginscherm (Safari/iPhone). Open de geïnstalleerde app daarna minimaal één keer met verbinding.

Zonder verbinding kun je:

• periodieke en mutatie-inspecties volledig invullen, inclusief foto's en handtekeningen;
• herinspecties inplannen en een ruimte bij vertrek op ‘In onderhoud’ zetten;
• meldingen met categorie, prioriteit en foto's aanmaken.

Kies Opslaan in wachtrij. Sluit je de app, dan blijft het item met de lokale foto's op dit apparaat staan. Video vereist verbinding: upload de video in het fotoveld terwijl de status bovenaan Online toont. De videoverwijzing blijft daarna bij de inspectie bewaard als de verbinding wegvalt.

Zodra de verbinding terugkomt, probeert Pandman automatisch te synchroniseren. Je kunt dit ook starten met Synchroniseren. Na een bevestigde synchronisatie verdwijnt het item automatisch uit de wachtrij. Controleer voor je het pand verlaat de wachtrij:

• Verdwenen uit de wachtrij na de succesmelding: het item staat in Pandman en de lokale bestanden zijn opgeruimd.
• Mislukt: open de foutmelding, werk zo nodig eerst de gegevens bij en kies Opnieuw.
• Wachtrij: er is nog geen geslaagde verbinding met Pandman; probeer opnieuw zodra je online bent.

Meldt Pandman dat je sessie is verlopen, kies dan Opnieuw inloggen. De wachtrij blijft staan en synchroniseert na het inloggen verder. Verwijder een openstaand item alleen als je zeker weet dat het niet meer naar Pandman hoeft. Lokale gegevens wissen verwijdert de opgeslagen gegevens; voor openstaande items vraagt Pandman apart om bevestiging. Daarna geeft de rode status aan dat inspecties en meldingen pas weer beschikbaar zijn nadat je met verbinding Gegevens bijwerken hebt gekozen. Items van een andere gebruiker op hetzelfde apparaat blijven afgeschermd en worden niet door jou gesynchroniseerd.

Melding maken & bijwerken

Meldingen → Nieuwe melding. Vul ruimte, titel, omschrijving, eventueel foto's/video, categorie en prioriteit in (locatie volgt automatisch).

Schrijf een duidelijke titel en omschrijving:

• Goed: "Lekkage onder wastafel" · "Raam sluit niet goed" · "Stopcontact los"
• Minder: "Probleem" · "Kapot" · "Moet gemaakt worden"

Voorbeeldomschrijving:

Onder de wastafel lekt water bij de afvoer. De vloer is nat na gebruik van de kraan. Graag controleren en repareren.

Prioriteit consequent kiezen (Laag → Normaal → Hoog → Urgent → Kritiek). Twijfel je? Kies de hoogste als veiligheid, water, elektra of directe schade speelt. Pandman vult op basis van de prioriteit automatisch een streefdatum in; pas die alleen aan als er een andere afspraak is gemaakt.

Bijwerken (knop Bijwerken): status aanpassen, behandelaar toewijzen, opmerking toevoegen. Elke wijziging komt in de statushistorie. Sluit een melding alleen af als het werk klaar is, met een korte slotopmerking.

Foto's & video (kort)

• Max 3 foto's bij ieder cijfer-, oordeel-, staat- of tekstveld; een apart fotoveld accepteert maximaal 10 foto's.
• Max één video (mp4/mov, tot 256 MB); wordt automatisch naar 720p verwerkt en kan even op "wordt verwerkt" staan.
• Foto's worden verkleind en opnieuw opgeslagen zonder fotometadata. In rapportages krijgen ze automatisch locatie, ruimte, inspectiemoment en onderdeel als bijschrift.
• Privacy: fotografeer de ruimte of het probleem, bij voorkeur geen personen of persoonlijke documenten.

Volledige regels: de volledige handleiding §20.

Schrijfstijl

Eenvoudig en zakelijk. Beschrijf wát, wáár en hoe ernstig.

Checklist op locatie

• Juiste locatie en ruimte gekozen
• Bij gebruik van een QR-code gecontroleerd of de juiste ruimte is geopend
• Inspectie volledig ingevuld
• Duidelijke opmerkingen bij afwijkingen
• Foto's/video waar dat helpt
• Melding aangemaakt bij schade/defect/risico, met passende prioriteit
• Meldingen alleen afgesloten als ze klaar zijn
• Ontbrekende gegevens doorgegeven aan een beheerder

Veelgestelde vragen

Ik kan geen inspectie starten. Controleer of je de juiste locatie hebt en of er een actief template voor die locatie bestaat. Zie je een template niet dat er wel zou moeten zijn? Dan is het waarschijnlijk aan een ander ruimtetype gekoppeld dan de gekozen ruimte; overleg met een beheerder.

Ik heb een fout gemaakt in een inspectie. Overleg met een locatie-/organisatiebeheerder; voeg zo nodig een nieuwe inspectie met de juiste gegevens toe.

Welk moment voor een beginsituatie? Kies Intrek als een bewoner de ruimte betrekt. Kies Oplevering / nulmeting voor een nieuwe, vernieuwde of opnieuw in gebruik genomen ruimte zonder bewoner.

Een behandelaar staat niet in de lijst. De behandelaar kan inactief zijn of niet aan deze locatie gekoppeld zijn. Geef door welke ontbreekt, zodat een organisatiebeheerder de beschikbaarheid kan aanpassen.

Meer vragen → de volledige handleiding §23.