Pandman - Handleiding

Deze handleiding legt uit hoe je Pandman gebruikt. De tekst is bedoeld voor iedereen die met de applicatie werkt: organisatiebeheerders, locatiebeheerders, controleurs, viewers en externe behandelaars.

Pandman helpt organisaties om de staat van ruimtes vast te leggen, periodieke en mutatie-inspecties uit te voeren en meldingen of reparatieverzoeken op te volgen.

Dit is de volledige handleiding (alle rollen). Voor een snelle start zijn er korte rolspecifieke snelgidsen die naar dit document verwijzen: snelgids organisatiebeheerder (organisatiebeheerder), snelgids locatiebeheerder (locatiebeheerder) en snelgids controleur (controleur).

1. Wat is Pandman?

Pandman is een webapplicatie voor organisaties die ruimtes periodiek willen controleren. Denk aan opvanglocaties, woonvoorzieningen of andere locaties waar kamers en gedeelde ruimtes beheerd worden.

Met Pandman kun je:

• locaties beheren;
• ruimtes registreren, zowel woonruimtes als algemene ruimtes zoals keukens en sanitair;
• QR-codes gebruiken om op locatie direct de juiste ruimte te openen;
• intrek, vertrek en oplevering vastleggen met een mutatie-inspectie;
• inspecties uitvoeren met eigen vragenlijsten;
• meldingen en reparatieverzoeken aanmaken;
• behandelaars informeren;
• de voortgang van meldingen volgen;
• rapportages bekijken;
• PDF- en Excel-bestanden exporteren;
• gebruikers per locatie rechten geven.

Pandman werkt per organisatie. Iedere organisatie heeft een eigen omgeving en eigen gegevens. Binnen een organisatie kun je meerdere locaties beheren.

2. Adressen en toegang

Je gebruikt Pandman via het subdomein van je organisatie:

https://{jouw-organisatie}.pandman.nl

Vervang {jouw-organisatie} door de naam van het subdomein dat je hebt gekregen.

Voorbeelden:

https://voorbeeld.pandman.nl
https://opvang-noord.pandman.nl

3. Inloggen en accountbeheer

Inloggen

Ga naar het adres van je organisatie en log in met je e-mailadres en wachtwoord.

Eerste keer inloggen

Nieuwe gebruikers krijgen meestal een uitnodiging per e-mail. In die mail staat een link om zelf een wachtwoord in te stellen. Daarna kun je met je e-mailadres en wachtwoord inloggen.

Wachtwoord vergeten

Klik op de loginpagina op de optie voor wachtwoordherstel. Je ontvangt dan een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord te kiezen.

Je profiel wijzigen

Via je profiel kun je je eigen gegevens aanpassen. Afhankelijk van je rechten kun je je naam, e-mailadres of wachtwoord wijzigen.

Tweefactorauthenticatie instellen

Open je profiel en kies bij Twee-factor-authenticatie (2FA) voor Instellen. Scan de QR-code met een authenticator-app of voer de getoonde sleutel handmatig in. Bevestig de instelling met de zescijferige code uit de app.

Bewaar de herstelcodes op een veilige plek. Iedere herstelcode werkt één keer en geeft toegang als je de authenticator-app niet kunt gebruiken. Op het MFA-scherm tijdens het inloggen kun je kiezen voor Gebruik in plaats daarvan een herstelcode.

MFA is standaard vrijwillig. Als je organisatie MFA verplicht heeft gemaakt, moet je de authenticator instellen voordat je verder kunt. Daarna vraagt Pandman bij iedere nieuwe login om een code uit de authenticator-app of om een herstelcode.

Taalinstelling

De applicatie is ingericht voor Nederlands gebruik. Als er in je account een taalinstelling beschikbaar is, gebruikt Pandman die instelling voor onderdelen die vertaald kunnen worden.

4. Rollen en rechten

Pandman gebruikt rechten per organisatie en per locatie.

Een organisatiebeheerder ziet de hele organisatie. Andere gebruikers krijgen rechten per locatie. Daardoor kan iemand bijvoorbeeld controleur zijn op locatie A en viewer op locatie B.

Rollen

Belangrijk om te weten

• Viewers zien geen inactieve locaties.
• Gebruikers zonder rechten op een locatie zien de gegevens van die locatie niet.
• Een organisatiebeheerder ziet alles binnen de organisatie.
• Organisatiebrede instellingen en gebruikersbeheer zijn alleen beschikbaar voor organisatiebeheerders. Locatiebeheerders beheren wel inspectietemplates voor hun locaties en zien in Logs het maillog van die locaties. Controleurs en viewers zien de groep Instellingen niet.

Rechten in het kort

5. De werkomgeving

Na het inloggen zie je links het hoofdmenu. Welke onderdelen je ziet, hangt af van je rol.

Dashboard

Het dashboard geeft snel inzicht in de actuele situatie. Je ziet onder andere:

• open meldingen;
• urgente of kritieke meldingen;
• meldingen die over de streefdatum zijn;
• inspecties van deze maand;
• ruimtes zonder recente inspectie;
• geplande herinspecties na een periodieke of vertrekinspectie, met een eventuele tijd en verlopen planningen rood gemarkeerd;
• gemiddelde doorlooptijd van afgesloten meldingen;
• recente inspecties;
• recente meldingen.

Organisatiebeheerders zien ook locaties waar recent geen inspecties zijn uitgevoerd.

Bij een nieuwe organisatie ziet de organisatiebeheerder bovendien de checklist Aan de slag. Deze toont welke basisstappen al zijn afgerond: een locatie aanmaken, ruimtes toevoegen, een inspectietemplate kiezen, een collega uitnodigen en de eerste inspectie afronden. Je kunt ieder onderdeel openen vanuit de checklist of de checklist verbergen.

Tijdens een proefperiode staat bovenaan het scherm hoeveel dagen nog over zijn. Organisatiebeheerders kunnen van daaruit naar Instellingen → Abonnement; andere gebruikers krijgen de instructie om contact op te nemen met hun organisatiebeheerder.

Hoofdonderdelen

Welke onderdelen binnen Instellingen zichtbaar zijn, hangt af van je rol. Organisatiebeheerders zien Logs met de tabbladen Activiteiten, Beveiliging en Maillog. Locatiebeheerders zien in Logs uitsluitend het Maillog voor hun eigen locaties, naast Inspectietemplates. Controleurs en viewers zien de groep niet. Voor gebruikers die de groep wel zien, staat deze standaard ingeklapt; Pandman onthoudt of je de groep open of dicht hebt staan.

6. Aanbevolen inrichting

Aan de slag-wizard

Logt de eerste organisatiebeheerder in op een nog lege omgeving, dan opent Aan de slag met Pandman. De wizard richt in vier stappen de basis in:

1. maak de eerste locatie aan;
2. voeg ruimtes handmatig toe, maak een nummerreeks of importeer een CSV-bestand;
3. kies één of meer inspectietemplates uit de bibliotheek of maak een leeg eigen template;
4. nodig collega's uit en geef ze voor de eerste locatie de rol locatiebeheerder, controleur of viewer.

Bij een nummerreeks kies je een ruimtetype, eventueel een voorvoegsel en een begin- en eindnummer. Een reeks mag maximaal 200 nummers bevatten. Voorloopnullen blijven behouden: een reeks van 001 tot 010 levert dus 001, 002 enzovoort op. Controleer de gegenereerde regels voordat je ze opslaat.

De stappen mogen worden overgeslagen en later via het gewone menu worden aangevuld. Op het laatste scherm kun je direct de eerste inspectie starten, een aangemaakt template bewerken of teruggaan naar het dashboard. De checklist Aan de slag op het dashboard blijft de voortgang tonen totdat alle vijf basisacties zijn afgerond of je de checklist verbergt.

Handmatig inrichten

Voor een nieuwe organisatie werkt deze volgorde het prettigst:

1. Maak de locaties aan.
2. Controleer de lijst met ruimtetypes en vul die zo nodig aan (zie hoofdstuk 8).
3. Voeg ruimtes toe of importeer ze via CSV.
4. Maak meldingscategorieën aan.
5. Maak behandelaars aan.
6. Stel de meldingsmail in.
7. Maak inspectietemplates per locatie, of neem ze over uit de templatebibliotheek (zie hoofdstuk 10).
8. Voeg gebruikers toe en geef ze de juiste rollen.
9. Leg intrek of oplevering vast met een mutatie-inspectie.
10. Start met periodieke inspecties.
11. Gebruik rapportage en exports voor opvolging.

Deze volgorde voorkomt dat gebruikers moeten werken met ontbrekende locaties, categorieën of templates.

7. Locaties

Een locatie is een opvanglocatie of gebouw binnen je organisatie.

Locatie aanmaken

Ga naar Locaties en kies Nieuwe locatie.

Vul in:

• naam;
• adres;
• plaats;
• e-mailadres locatie;
• actief of inactief.

Het e-mailadres locatie wordt gebruikt als antwoordadres bij meldingsmails naar behandelaars en bij inspectieherinneringen. Vul hier een adres in dat door het locatieteam wordt gelezen.

Actieve en inactieve locaties

Een actieve locatie is beschikbaar in keuzelijsten. Een inactieve locatie blijft bewaard, maar wordt minder zichtbaar gebruikt.

Gebruik inactief bijvoorbeeld wanneer:

• een locatie tijdelijk gesloten is;
• een locatie niet meer gebruikt wordt;
• je de historie wilt bewaren zonder nieuwe registraties toe te voegen.

Aantal ruimtes

In de locatielijst zie je hoeveel ruimtes aan een locatie gekoppeld zijn. Zo controleer je snel of de inrichting compleet is.

QR-vel per locatie printen

Organisatiebeheerders en locatiebeheerders kunnen vanuit de locatielijst bij een locatie kiezen voor QR-vel printen. Pandman opent een printweergave met de QR-codes van alle actieve ruimtes op die locatie. Iedere kaart toont de ruimte en het ruimtetype.

Kies bovenaan Afdrukken om het vel op A4 te printen. Knip de kaarten eventueel los en bevestig iedere QR-code bij de juiste ruimte. Inactieve ruimtes worden niet op het printvel opgenomen.

8. Ruimtes

Een ruimte is een kamer of ander deel van een locatie dat je wilt beheren en inspecteren. Pandman onderscheidt twee soorten:

• Woonruimtes: privéruimtes waar iemand woont, zoals een kamer, appartement of chalet.
• Algemene ruimtes: gedeelde ruimtes zoals een keuken, woonkamer, badkamer of gang.

Welke soort een ruimte is, bepaal je met het ruimtetype.

Ruimtetypes

Elk ruimtetype hoort bij een categorie: privé of algemeen. Pandman levert een standaardlijst mee: Woonruimte (privé) en Keuken, Huiskamer, Badkamer, Toilet, Gang/hal, Wasruimte, Buitenruimte en Overig (algemeen).

Organisatiebeheerders beheren de lijst via Instellingen → Ruimtetypes. Daar kun je types toevoegen (bijvoorbeeld Appartement of Berging), hernoemen, deactiveren en met slepen de volgorde van de keuzelijsten bepalen. Een type dat in gebruik is kun je niet verwijderen, wel deactiveren; bestaande ruimtes houden het dan, maar bij nieuwe ruimtes is het niet meer te kiezen.

Het ruimtetype bepaalt meer dan alleen het etiket:

• Bij een inspectie zie je alleen templates die bij het type van de ruimte passen (zie hoofdstuk 10).
• Het veld capaciteit bestaat alleen bij privétypes; een keuken heeft geen slaapplekken.
• Het managementrapport kan woonruimtes en algemene ruimtes als aparte secties tonen (zie hoofdstuk 16).

Ruimte aanmaken

Ga naar Ruimtes en kies Nieuwe ruimte.

Vul in:

• locatie;
• ruimtetype;
• ruimtenummer;
• naam;
• verdieping;
• capaciteit (alleen bij een privétype);
• status;
• externe referentie.

Bij een privétype is het ruimtenummer verplicht; gebruik het consequent, dat maakt zoeken, sorteren en rapporteren makkelijker. Een algemene ruimte heeft vaak geen nummer: laat het dan leeg en vul de naam in (bijvoorbeeld "Keuken begane grond"). Overal waar Pandman de ruimte toont, verschijnt het nummer of, als dat ontbreekt, de naam. Twee ruimtes zonder nummer op dezelfde locatie mogen niet dezelfde naam hebben.

Statussen

Een ruimte kan de volgende statussen hebben:

Ruimtes importeren

Organisatiebeheerders en locatiebeheerders kunnen ruimtes importeren via Importeer CSV.

Gebruik importeren vooral wanneer je veel ruimtes tegelijk wilt toevoegen. De kolom ruimtetype is verplicht en moet een bestaande typenaam bevatten (hoofdletters maken niet uit); bij een onbekende naam toont de import welke types geldig zijn. Het ruimtenummer mag leeg blijven bij een algemeen type, mits de naam is ingevuld.

Controleer na een import altijd:

• of de juiste locatie is gekozen;
• of ruimtenummers en ruimtetypes goed zijn overgenomen;
• of dubbele ruimtes zijn voorkomen;
• of statussen kloppen.

Zoeken, filteren en sorteren

In de ruimtelijst kun je zoeken op ruimtenummer of naam en filteren op locatie, ruimtetype en status. De lijst sorteert ruimtes op een natuurlijke manier, zodat nummers logisch oplopen; ruimtes zonder nummer staan achteraan, op naam.

De kolom Externe referentie is standaard verborgen. Zet hem aan via de kolominstellingen rechtsboven de lijst. Op de detailpagina van een ruimte zie je de externe referentie ook, als het veld is ingevuld.

QR-code per ruimte

Iedere ruimte heeft een eigen QR-code. Open in de ruimtelijst het actiemenu van een ruimte en kies QR-code. Je ziet de code met de locatie- en ruimtenaam. Met SVG downloaden sla je een scherpe versie op die geschikt is voor een label of eigen printlay-out.

Bij het scannen gebeurt het volgende:

• ben je niet ingelogd, dan opent eerst de loginpagina en gaat Pandman na het inloggen verder naar de gescande ruimte;
• ben je ingelogd en heb je toegang tot de locatie, dan opent direct het ruimteoverzicht met de inspectiehistorie;
• heb je geen toegang tot de locatie, dan toont Pandman de ruimte niet.

Een QR-code geeft dus geen openbare toegang tot ruimtegegevens. De code is alleen een snelle ingang; de gewone gebruikersrechten blijven gelden. Dezelfde code blijft bruikbaar zolang de ruimte bestaat.

9. Mutatie-inspecties

Een mutatie-inspectie legt de staat van een ruimte vast op een vast moment: een bewoner trekt erin, een bewoner vertrekt of de ruimte wordt (opnieuw) opgeleverd. Gebruik voor dezelfde ruimte steeds hetzelfde template. Alleen dan kan Pandman de antwoorden per inspectieveld naast elkaar zetten.

Een mutatie-inspectie starten

Ga naar Inspecties en kies Nieuwe inspectie. Kies de ruimte en een template van het soort Intrek & vertrek. Daarna kies je het moment:

• Intrek: de staat bij aanvang van bewoning;
• Vertrek: de staat wanneer de bewoner vertrekt;
• Oplevering / nulmeting: de staat van een nieuwe, vernieuwde of opnieuw in gebruik genomen ruimte zonder bewoner. Dit moment werkt ook voor algemene ruimtes, bijvoorbeeld een opgeknapte keuken.

Bij intrek en vertrek kun je de naam van de bewoner invullen en de bewoner op het scherm laten tekenen. Welke velden je verder invult, bepaalt het gekozen template. Voor woonruimtes kan een beheerder het bibliotheektemplate Intrek & vertrek woonruimte toevoegen (zie hoofdstuk 10).

Vertrek: vergelijken met de intrek

Kies je het moment Vertrek, dan toont Pandman onder het formulier de recentste intrek-inspectie van die ruimte met hetzelfde template. Is er geen intrek, dan pakt Pandman de recentste opleveringsinspectie. Zo zie je tijdens het invullen per veld wat de staat bij aanvang was. Wil je twee afgeronde inspecties naast elkaar zien, gebruik dan de vergelijking uit hoofdstuk 11.

Alleen bij het moment Vertrek kun je de ruimte na het opslaan op In onderhoud zetten met de gelijknamige schakelaar. Een herinspectie plannen kan bij zowel vertrekinspecties als periodieke inspecties; zie Herinspectie hieronder.

Herstelpunten

Velden van het type Staat met de waarde Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild gelden als herstelpunt. Bij templates met het oudere veldtype voldoende/onvoldoende telt ook een Onvoldoende mee. Een ingevuld cijferveld wordt een herstelpunt wanneer de uitkomst volgens de ingestelde beoordeling niet goed is en daardoor oranje of rood wordt weergegeven. Herstelpunten vormen de basis voor de herstelpuntenlijst, de herinspectie en reparatieverzoeken (zie hoofdstuk 11).

Herstelpuntenlijst (PDF)

Open een vertrek-inspectie met herstelpunten en kies Herstelpuntenlijst (PDF). De PDF toont per herstelpunt het veld, de staat, de opmerking en verkleinde foto's, met daarbij de geplande herinspectiedatum en eventuele tijd en ondertekenregels om op papier te tekenen. Geef de lijst mee aan wie het herstel uitvoert.

Herinspectie

Onderaan het formulier van een periodieke inspectie of vertrekinspectie staat de optie Herinspectie inplannen. Zet deze aan, kies een datum en vul eventueel een tijd in. De datum is verplicht zodra je de planning aanzet. De planning verschijnt op het dashboard van controleurs en locatiebeheerders die toegang hebben tot de locatie; organisatiebeheerders zien de planning van alle locaties. Verlopen planningen worden rood gemarkeerd.

Open na het herstel de oorspronkelijke inspectie en kies Herinspectie starten. Pandman opent een nieuwe inspectie met dezelfde ruimte en hetzelfde template en toont de oorspronkelijke herstelpunten als context. Zodra deze vervolginspectie is opgeslagen, verdwijnt de planning van het dashboard. Een planning kan via Inspectie bewerken worden verplaatst of geannuleerd. Openstaande herinspecties staan ook in de wekelijkse herinneringsmail op maandagochtend.

10. Inspectietemplates

Een inspectietemplate is een vragenlijst voor inspecties. Templates horen bij een locatie.

Organisatiebeheerders en locatiebeheerders kunnen templates beheren; locatiebeheerders alleen voor hun eigen locaties. Controleurs en viewers hebben geen toegang tot dit onderdeel. Bij het starten van een inspectie krijgen controleurs uiteraard wel de actieve templates te kiezen die bij de geselecteerde ruimte passen.

Voorbeelden van templates:

• maandelijkse kamercontrole;
• oplevercontrole;
• hygiënecontrole;
• veiligheidscontrole.

Template aanmaken

Ga naar Instellingen en kies Inspectietemplates.

Vul in:

• locatie;
• naam;
• omschrijving;
• soort inspectie;
• geldt voor ruimtetypes;
• inspectiefrequentie (alleen bij soort Periodiek);
• actief of inactief.

Bij een nieuwe inspectie kun je alleen actieve templates kiezen.

Soort inspectie

Een template is Periodiek of Intrek & vertrek. Met een periodiek template voer je terugkerende controles uit; de inspectiefrequentie bepaalt daarbij wanneer een ruimte als achterstallig geldt en in herinneringen verschijnt. Met een Intrek & vertrek-template leg je intrek-, vertrek- en opleveringsmomenten vast (zie hoofdstuk 9); zo'n mutatietemplate heeft geen frequentie en telt niet mee voor achterstallige inspecties.

Iedere maandagochtend ontvangen controleurs en locatiebeheerders per locatie een overzicht van achterstallige periodieke inspecties en openstaande herinspecties. Organisatiebeheerders ontvangen deze overzichten voor alle betrokken locaties. De mail gebruikt, als dat is ingesteld, het e-mailadres van de locatie als antwoordadres.

Geldt voor ruimtetypes

Met Geldt voor ruimtetypes koppel je een template aan één of meer ruimtetypes. Een keukencontrole koppel je bijvoorbeeld aan het type Keuken; een schoonmaakcontrole die voor keuken én woonkamer geldt, koppel je aan beide.

Laat je het veld leeg, dan geldt het template voor alle ruimtetypes. Bestaande templates werken daardoor gewoon door zonder koppeling.

De koppeling bepaalt welke templates een controleur ziet bij het starten van een inspectie: bij een woonruimte verschijnen geen keuken-templates in de keuzelijst, en andersom. Dat houdt de lijst kort en voorkomt dat iemand per ongeluk het verkeerde template kiest.

Velden en groepen

Een template bestaat uit velden. Velden kunnen in groepen staan. Groepen zorgen voor overzicht in het inspectieformulier.

Voorbeelden van groepen:

• Hygiëne;
• Veiligheid;
• Meubilair;
• Sanitair;
• Algemene indruk.

Veldtypes

Pandman ondersteunt de volgende veldtypes:

Bij een cijferveld stel je twee verschillende zaken in:

• Laagste en hoogste invoerwaarde: begrenzen wat een controleur mag invullen.
• Wanneer is de uitkomst goed?: bepaalt hoe Pandman de waarde in overzichten, vergelijkingen en rapportages als groen, oranje of rood beoordeelt.

Voor de beoordeling kun je kiezen uit Hoger is beter, Lager is beter en Binnen bereik is goed. Daarna vul je de grens in vanaf of tot en met welke waarde een resultaat goed is, of beide grenzen van het goede bereik. Een koelkasttemperatuur kan bijvoorbeeld een toegestane invoer van -5 tot 20 hebben, terwijl alleen 2 tot en met 7 als goed geldt. Zo kan een afwijkende meting wel worden vastgelegd en wordt die toch als aandachtspunt weergegeven.

Bij ieder veld kun je aangeven of het verplicht is. Tijdens een inspectie kun je bij ieder niet-fotoveld maximaal drie aanvullende foto's toevoegen. Bij Onvoldoende en bij de staat Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild is minimaal één foto verplicht. Deze staten, een Onvoldoende en cijfervelden met een oranje of rode beoordeling gelden als herstelpunt (zie hoofdstuk 9).

Volgorde bepalen

Zet velden in een logische volgorde. Begin met algemene onderdelen en eindig met bijzonderheden of opmerkingen. Een rustige volgorde maakt inspecties sneller en voorkomt fouten.

Template dupliceren

Gebruik Dupliceer als je een bestaand template wilt kopiëren naar een andere locatie. Dit is handig wanneer locaties op elkaar lijken.

Na dupliceren kun je de kopie aanpassen zonder het oorspronkelijke template te wijzigen.

Template uit bibliotheek toevoegen

Pandman levert kant-en-klare templates mee voor veelvoorkomende controles. Kies in het templateoverzicht Uit bibliotheek toevoegen, selecteer een bibliotheektemplate en de locatie. Pandman maakt het template dan compleet aan, met alle groepen en velden en bij periodieke controles een passende inspectiefrequentie.

Na toevoegen pas je het template vrij aan, net als een zelfgemaakt template. De meeste bibliotheektemplates gelden voor alle ruimtetypes; Intrek & vertrek woonruimte is gekoppeld aan het ruimtetype Woonruimte en heeft het soort Intrek & vertrek. Wil je een template beperken, koppel dan zelf ruimtetypes via Geldt voor ruimtetypes.

11. Inspecties uitvoeren

Dit hoofdstuk beschrijft het uitvoeren van inspecties: periodieke controles en mutatie-inspecties. De momentkeuze en de extra stappen bij intrek en vertrek staan in hoofdstuk 9.

Nieuwe inspectie starten

Ga naar Inspecties en kies Nieuwe inspectie.

Stap voor stap:

1. Kies de ruimte.
2. Kies het inspectietemplate.
3. Controleer datum en tijd.
4. Voeg eventueel een algemene opmerking toe.
5. Vul de inspectievelden in.
6. Sla de inspectie op.

De keuzelijst toont alleen templates die passen bij het ruimtetype van de gekozen ruimte: templates die aan dat type gekoppeld zijn, plus templates die voor alle types gelden. Past er maar één template, dan selecteert Pandman dat automatisch.

Meerdere ruimtes achter elkaar

Loop je een ronde en inspecteer je meerdere ruimtes met hetzelfde template? Kies bij het opslaan Aanmaken en nog een aanmaken. Pandman onthoudt dan het template en de datum/tijd; je kiest alleen de volgende ruimte. Past het onthouden template niet bij die ruimte, dan maakt Pandman het templateveld leeg.

Invullen op telefoon of tablet

Het inspectieformulier is geschikt voor mobiel gebruik:

• cijfervelden openen een numeriek toetsenbord;
• voldoende/onvoldoende wordt getoond als grote tikbare knoppen;
• ieder niet-fotoveld heeft een optioneel camera-icoon voor maximaal drie foto's;
• bij Onvoldoende en bij Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild opent de foto-invoer automatisch en is minimaal één foto verplicht;
• aparte fotovelden accepteren maximaal 10 foto's en eventueel één video;
• velden zijn gegroepeerd voor overzicht;
• verplichte velden moet je invullen voordat je kunt opslaan.

Bij een verplicht fotoveld moet minimaal één foto worden toegevoegd. Alleen een video is dan niet genoeg om het verplichte veld af te ronden.

Video's bij inspectievelden worden na opslaan verwerkt naar een compacte 720p mp4. Als de video nog wordt verwerkt, zie je daarvan een melding bij het bekijken van de inspectie.

Ondertekening

Onderaan het inspectieformulier staat een optionele sectie Ondertekening: naam invullen en een handtekening op het scherm zetten. Bij intrek en vertrek is daarnaast een aparte handtekening van de bewoner beschikbaar. De handtekeningen zie je terug bij de details van de inspectie.

Inspecties bekijken

In de inspectielijst zie je:

• locatie;
• ruimte;
• template;
• datum en tijd;
• uitvoerder;
• bij een mutatie-inspectie het moment (Intrek, Vertrek of Oplevering / nulmeting).

Open een inspectie om de ingevulde waarden te bekijken.

Reparatieverzoeken aanmaken vanuit een inspectie

Heeft een inspectie herstelpunten (zie hoofdstuk 9), dan staat op de detailpagina de knop Reparatieverzoeken aanmaken. Dit werkt bij periodieke én mutatie-inspecties. Vink de herstelpunten aan die je wilt omzetten en kies een categorie en prioriteit. Pandman maakt per aangevinkt punt één melding aan, met het veldlabel als titel, de opmerking en foto's van het inspectiepunt en een verwijzing naar de inspectiedatum. Al omgezette punten biedt de knop niet opnieuw aan; bij zo'n punt staat op de detailpagina een link naar het reparatieverzoek.

Inspectiehistorie per ruimte

Bij rapportage en ruimteoverzichten kun je eerdere inspecties terugvinden. Zo zie je verschillen door de tijd.

Inspecties vergelijken

In de inspectiehistorie van een ruimte vink je bij twee inspecties Vergelijk aan en kies je Vergelijken. Je ziet beide inspecties dan naast elkaar, per veld, met een markering bij waarden die zijn veranderd. Foto's staan als miniaturen naast elkaar.

Vergelijken werkt alleen tussen inspecties met hetzelfde template; inspecties met een ander template kun je niet aanvinken. Zo zie je direct of een ruimte sinds de vorige kamercontrole vooruit of achteruit is gegaan.

12. Meldingen en reparatieverzoeken

Meldingen gebruik je voor reparaties, schade, calamiteiten of andere zaken die opgevolgd moeten worden.

Melding aanmaken

Ga naar Meldingen en kies Nieuwe melding.

Vul in:

• ruimte;
• titel;
• omschrijving;
• foto's;
• eventueel één video;
• categorie;
• prioriteit;
• gemeld op;
• streefdatum (automatisch voorgevuld).

De locatie wordt automatisch gevuld op basis van de gekozen ruimte.

Prioriteiten

Pandman kent vijf prioriteiten:

Gebruik prioriteiten consequent. Dat maakt het dashboard en de rapportage betrouwbaarder.

Streefdatum

Elke melding krijgt een streefdatum: de datum waarop de melding afgehandeld zou moeten zijn. Pandman vult die automatisch in op basis van de prioriteit:

Wijzig je de prioriteit, dan rekent Pandman de streefdatum opnieuw uit. Je kunt de datum daarna handmatig aanpassen, bijvoorbeeld als je met een behandelaar een andere afspraak hebt gemaakt.

Een melding die niet is afgesloten en waarvan de streefdatum is verstreken, is "over streefdatum". Je herkent die aan de rode streefdatum in de meldingenlijst, het filter Over streefdatum en de gelijknamige tegel op het dashboard. Controleurs en locatiebeheerders ontvangen wekelijks op maandagochtend een e-mail met de meldingen van hun locaties die over de streefdatum zijn.

Statussen

Een melding heeft een status:

Melding bijwerken

Open een melding en kies Bijwerken.

Je kunt dan:

• de status aanpassen;
• een behandelaar toewijzen;
• een opmerking toevoegen.

Elke wijziging wordt opgeslagen in de statushistorie.

Statushistorie

Bij iedere melding zie je de statusgeschiedenis. Daarin staat:

• datum en tijd;
• vorige status;
• nieuwe status;
• wie de wijziging heeft gedaan;
• eventuele notitie.

Zo zie je later terug wat er is gebeurd.

Foto's bij meldingen

Je kunt maximaal 10 foto's toevoegen. Foto's zijn nuttig om schade, gebreken of situatie ter plaatse duidelijk te maken.

Video bij meldingen

Je kunt bij een melding ook één video toevoegen. Gebruik dit bijvoorbeeld bij bewegende onderdelen, lekkage, geluid, terugkerende storing of situaties die op een foto lastig te beoordelen zijn.

De video moet een mp4- of mov-bestand zijn en mag maximaal 256 MB groot zijn. Na opslaan wordt de video automatisch verwerkt naar 720p.

Meldingen filteren

In het meldingoverzicht kun je filteren op:

• status;
• prioriteit;
• categorie;
• behandelaar;
• locatie;
• over streefdatum.

Gebruik filters om snel te zien welke meldingen nog aandacht nodig hebben.

13. Behandelaars

Een behandelaar is een persoon of organisatie die een melding kan oppakken. Bijvoorbeeld een conciërge, technische dienst, loodgieter of externe leverancier.

Behandelaar aanmaken

Ga naar Instellingen en kies Behandelaars.

Vul in:

• naam;
• functie;
• e-mailadres;
• beschikbaar op alle locaties of alleen op geselecteerde locaties;
• actief of inactief.

Een e-mailadres is nodig als je meldingen per mail wilt doorsturen.

Beschikbaarheid per locatie

Zet Beschikbaar op alle locaties aan als de behandelaar overal binnen de organisatie ingezet mag worden. Zet deze optie uit om met Beschikbaar op locaties één of meer specifieke locaties te kiezen. De locatiekeuze werkt als een doorzoekbare meerkeuzelijst.

Bij een melding toont Pandman alleen actieve behandelaars die organisatiebreed of voor de locatie van die melding beschikbaar zijn. Zo worden medewerkers en leveranciers niet per ongeluk voor een verkeerde locatie gekozen. Een behandelaar die later wordt gedeactiveerd of van een locatie wordt losgekoppeld, blijft bij bestaande meldingen zichtbaar zodat de historie intact blijft.

Actieve en inactieve behandelaars

Inactieve behandelaars zijn niet meer te kiezen bij nieuwe toewijzingen. Bestaande meldingen blijven wel gekoppeld, zodat de historie klopt.

Eigen mailsjabloon per behandelaar

Per behandelaar kun je een eigen onderwerp en mailtekst instellen. Laat je dit leeg, dan gebruikt Pandman het algemene meldingsmail-sjabloon.

Dit is handig wanneer een externe partij andere informatie nodig heeft dan een interne medewerker.

Behandelaar mailen

Als een melding is toegewezen aan een behandelaar met e-mailadres, kun je die behandelaar mailen.

Pandman stuurt niet automatisch altijd een mail. Bij een nieuwe toewijzing vraagt de applicatie of je de behandelaar wilt informeren.

Je kunt ook later op Mail behandelaar klikken.

Foto's meesturen

Heeft een melding foto's, dan kun je kiezen om die als bijlage mee te sturen.

Video's worden niet als bijlage meegestuurd met de meldingsmail.

14. Meldingsmail

De meldingsmail is het e-mailsjabloon dat gebruikt wordt wanneer je een behandelaar mailt over een melding.

Ga naar Instellingen en kies Meldingsmail.

Je kunt aanpassen:

• onderwerp;
• inhoud;
• actief of inactief.

Als het sjabloon inactief is, wordt er geen mail verstuurd voor dit sjabloon.

Variabelen

Je kunt variabelen gebruiken. Pandman vult deze automatisch in.

Persoonlijke link voor behandelaars

De mail bevat een persoonlijke link. Via die link kan de behandelaar de melding bekijken zonder in te loggen.

De behandelaar kan via die pagina:

• de melding bekijken;
• de status aanpassen;
• een opmerking plaatsen.

Als de melding is afgesloten, kan de behandelaar de melding niet meer wijzigen.

15. Rapportage

Onder Rapportage staan meerdere overzichten. Deze helpen om de kwaliteit van ruimtes en de afhandeling van meldingen te volgen.

Inspectieoverzicht

Het inspectieoverzicht toont per locatie en template de meest recente inspectieresultaten per ruimte.

Dit overzicht is handig om snel te zien:

• welke ruimtes gecontroleerd zijn;
• welke ruimtes nog geen recente inspectie hebben;
• welke onderdelen voldoende of onvoldoende scoren;
• waar afwijkingen zitten.

Inspectietrend

De inspectietrend toont scores door de tijd. Je kunt hiermee zien of de staat van ruimtes verbetert, gelijk blijft of verslechtert.

Gebruik dit overzicht voor:

• maandelijkse evaluatie;
• overleg met locatiebeheer;
• het herkennen van terugkerende problemen.

Meldingenoverzicht

Het meldingenoverzicht geeft inzicht in aantallen meldingen. Je kunt onder andere kijken naar:

• open meldingen;
• meldingen in behandeling;
• afgesloten meldingen;
• meldingen per week;
• meldingen per categorie;
• meldingen per locatie.

Doorlooptijd

Het doorlooptijdoverzicht laat zien hoe lang het duurt voordat meldingen worden afgesloten.

Je ziet onder andere:

• gemiddelde doorlooptijd;
• mediane doorlooptijd;
• langst openstaande melding;
• doorlooptijd per locatie of categorie.

Gebruik deze informatie om knelpunten in de opvolging te vinden.

16. Exports

Onder Exports kun je bestanden downloaden voor rapportage, overleg of archivering.

Managementrapport PDF

Het managementrapport is een PDF met:

• inspectieoverzicht;
• meldingstatistieken;
• doorlooptijd;
• grafieken;
• informatie over de gekozen locatie, template en periode.

Kies:

• locatie;
• rapport per template of over de hele locatie;
• bij "per template": het template;
• begindatum;
• einddatum.

Daarna genereert Pandman een PDF.

Bij een rapport per template zie je alleen de ruimtes waarvoor dat template geldt. Een rapport over de hele locatie toont alle actieve templates, met aparte secties voor woonruimtes en algemene ruimtes en per ruimte de laatste inspectiestand. Handig voor een periodiek totaaloverzicht.

Meldingen Excel

De meldingenexport bevat meldingen binnen de gekozen periode.

Kolommen zijn onder andere:

• gemeld op;
• locatie;
• ruimte;
• categorie;
• prioriteit;
• status;
• doorlooptijd;
• gemeld door;
• toegewezen aan;
• titel;
• omschrijving.

Inspecties Excel

De inspectie-export bevat inspectieresultaten per ruimte.

Kies:

• locatie;
• template;
• periode.

De export toont per ruimte de meest recente inspectie binnen die periode, inclusief de waarden per inspectieveld en het aantal toegevoegde foto's. Alleen ruimtes waarvoor het gekozen template geldt staan in de export; een keuken-template levert dus geen lege rijen op voor woonruimtes.

Foto- en videobestanden zelf worden niet in Excel opgenomen.

Tips voor exports

• Kies een duidelijke periode.
• Controleer of de juiste locatie is geselecteerd.
• Gebruik Excel-exports voor detailcontrole.
• Gebruik het PDF-rapport voor managementoverleg of maandrapportages.

17. Gebruikers beheren

Alleen organisatiebeheerders kunnen gebruikers beheren.

Gebruiker aanmaken

Ga naar Instellingen → Gebruikers en kies Nieuwe gebruiker.

Vul in:

• naam;
• e-mailadres;
• organisatiebeheerder ja/nee;
• locatierollen.

Bij het aanmaken ontvangt de gebruiker een uitnodiging per e-mail om zelf een wachtwoord in te stellen.

Organisatiebeheerder maken

Zet Organisatiebeheerder aan als iemand alles binnen de organisatie mag beheren.

Gebruik deze rol beperkt. Een organisatiebeheerder kan ook gebruikers en instellingen wijzigen.

Locatierollen instellen

Voor gebruikers die geen organisatiebeheerder zijn, voeg je per locatie een rol toe.

Voorbeeld:

Een gebruiker kan per locatie maar een rol hebben.

Uitnodiging opnieuw sturen

Als een gebruiker de uitnodiging kwijt is of de link is verlopen, kies je in de gebruikerslijst Uitnodiging opnieuw sturen.

Wachtwoord wijzigen

Bij een bestaande gebruiker kun je een nieuw wachtwoord invullen. Laat je het wachtwoordveld leeg, dan blijft het oude wachtwoord actief.

MFA verplichten voor de organisatie

Ga naar Instellingen → Organisatie-instellingen. Zet Tweefactorauthenticatie verplicht voor alle gebruikers aan en kies Opslaan.

Gebruikers zonder MFA moeten de authenticator bij hun volgende bezoek instellen voordat zij verder kunnen. Uitschakelen wist geen bestaande MFA-instellingen. Gebruikers die MFA al hebben ingesteld, blijven bij het inloggen om hun tweede factor gevraagd worden.

MFA van een gebruiker resetten

Kies in Instellingen → Gebruikers bij de gebruiker voor MFA resetten en bevestig de actie. Deze actie is alleen zichtbaar als de gebruiker MFA heeft ingesteld. De authenticator en herstelcodes worden gewist.

Als MFA voor de organisatie verplicht is, moet de gebruiker het bij de volgende login opnieuw instellen. Gebruik de reset alleen nadat je de identiteit van de gebruiker hebt gecontroleerd.

18. Logs

Onder Instellingen → Logs staan de registraties die bij jouw rol horen. De tabbladen verschijnen alleen wanneer je de bijbehorende gegevens mag zien:

• organisatiebeheerders zien Activiteiten, Beveiliging en Maillog;
• locatiebeheerders zien alleen Maillog, beperkt tot hun eigen locaties.

Activiteiten

Het activiteitenlog laat zien wie belangrijke gegevens heeft gewijzigd.

In het log zie je:

• wanneer iets is gebeurd;
• wie het heeft gedaan;
• welke actie is uitgevoerd;
• om welk onderwerp het ging;
• welke velden zijn gewijzigd.

Authenticatie- en sessiegebeurtenissen staan niet in dit overzicht, maar uitsluitend in het tabblad Beveiliging.

Het activiteitenlog is vooral nuttig bij vragen zoals:

• Wie heeft deze melding aangepast?
• Wanneer is een gebruiker gewijzigd?
• Welke rollen had iemand eerst?
• Wie heeft een template aangepast?

Beveiliging

Alleen organisatiebeheerders zien in Instellingen → Logs → Beveiliging de beveiligingsgebeurtenissen van hun organisatie. Dit log is alleen-lezen en bevat geslaagde en mislukte aanmeldingen, mislukte MFA-controles, afmeldingen en sessie-einden wegens inactiviteit.

Gebruik het bijvoorbeeld na een melding over een onbekende inlogpoging of bij een beveiligingsincident. De technische brongegevens zijn privacybewust als correlatiehash opgeslagen; wachtwoorden, MFA-codes en rauwe IP-adressen staan nooit in Pandman. Regels blijven 18 maanden beschikbaar.

Maillog

Het maillog laat zien welke e-mails Pandman heeft verstuurd en of ze zijn afgeleverd. Zo kun je controleren of een behandelaar de meldingsmail echt heeft ontvangen.

Je vindt het onder Instellingen → Logs → Maillog. Het maillog is alleen-lezen: regels ontstaan automatisch zodra er een mail wordt verstuurd.

Welke mails worden gelogd

• Melding naar behandelaar: de mail die uitgaat als je een behandelaar over een melding informeert.
• Wachtwoord opnieuw instellen: de mail met de herstellink voor een wachtwoord.

Wat je ziet

In het overzicht staat per mail:

• wanneer de mail is aangemaakt;
• het soort mail;
• de locatie, of "Organisatiebreed" als de mail niet bij één locatie hoort;
• de ontvanger;
• het onderwerp;
• de verzendstatus;
• de afleverstatus van de mail: bijvoorbeeld afgeleverd, geopend of geweigerd. Zo zie je of een behandelaar de mail ook echt heeft geopend.

Je kunt filteren op soort, locatie, verzendstatus en aflevering.

Open een mail voor de details: ontvanger, eventuele bcc-adressen, de gekoppelde melding, de volledige afleverstatus met de losse gebeurtenissen per ontvanger (zoals afgeleverd, geopend of geweigerd) en de inhoud van de mail.

Wie het maillog ziet

• Een organisatiebeheerder ziet alle verstuurde mails.
• Een locatiebeheerder ziet de mails van de eigen locatie(s). Organisatiebrede mails, zoals wachtwoordherstel, blijven voorbehouden aan de organisatiebeheerder.

20. Werken met foto's en video

Foto's voeg je toe aan meldingen, aan aparte fotovelden en als bijlage bij andere inspectievelden.

Aantal en grootte

Bij meldingen en aparte fotovelden in inspecties kun je maximaal 10 foto's toevoegen. Bij ieder ander inspectieveld kun je maximaal 3 foto's toevoegen. Foto's worden verkleind en opnieuw als JPEG opgeslagen; daarbij verwijdert Pandman fotometadata zoals GPS- en cameragegevens. Dit houdt de applicatie snel en beperkt onnodige persoonsgegevens.

Bij Onvoldoende en bij de staat Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild is minimaal één foto verplicht. In andere gevallen is de cameraknop facultatief. In inspectieweergaven, vergelijkingen en PDF-rapportages toont Pandman de foto's bij het betreffende onderdeel. Het bijschrift bevat de locatie, ruimte, inspectiedatum en -tijd en de naam van het onderdeel.

Video toevoegen

Bij meldingen en fotovelden in inspecties kun je maximaal één video toevoegen.

Regels voor video:

• gebruik mp4 of mov;
• de maximale grootte is 256 MB;
• Pandman verwerkt de video automatisch naar een compacte 720p mp4;
• tijdens verwerking kan de video tijdelijk nog niet afspeelbaar zijn;
• als verwerking mislukt, zie je daarvan een melding bij de video.

Gebruik video alleen wanneer een foto niet genoeg is. Denk aan lekkage, geluid, beweging, slecht sluitende onderdelen of een situatie die je in één foto niet duidelijk kunt vastleggen.

Goede foto's maken

Maak foto's die duidelijk laten zien wat belangrijk is.

Aanbevolen:

• neem voldoende afstand voor overzicht;
• maak daarna eventueel een detailfoto;
• vermijd onscherpe foto's;
• fotografeer bestaande schade direct;
• voeg een toelichting toe in de opmerking of omschrijving.

Privacy

Leg bij voorkeur geen personen of persoonlijke documenten vast. Fotografeer de ruimte of het probleem, niet de bewoner.

21. Proefperiode en abonnement

Alleen organisatiebeheerders kunnen de proefperiode en het abonnement beheren via Instellingen → Abonnement. Andere gebruikers zien tijdens de proefperiode wel de resterende tijd, maar kunnen geen pakket, betaalcyclus of factuurgegevens wijzigen.

Tijdens de proefperiode

Bovenaan Pandman staat hoeveel dagen de proefperiode nog duurt. Zeven dagen voor het einde en bij het aflopen ontvangt de organisatiebeheerder ook een herinnering per e-mail.

Op de pagina Abonnement ziet de organisatiebeheerder de status en einddatum. Daar kun je een pakket kiezen en de factuurgegevens invullen. Beëindig je de proefperiode handmatig, dan stopt de toegang direct; hiervoor moet je ter bevestiging OPZEGGEN typen.

Een abonnement activeren

Je kunt kiezen uit:

• Basis: voor maximaal 2 actieve locaties;
• Professioneel: voor maximaal 20 actieve locaties;
• Organisatie: voor grotere organisaties of aanvullende afspraken; dit pakket loopt via een voorstel van Pandman.

Bij maandbetaling loopt de betaling via automatische incasso. Bij jaarbetaling ontvang je een factuur op rekening en geldt de getoonde jaarkorting. Vul op de abonnementspagina het factuur-e-mailadres, adres, postcode en plaats in; een btw-nummer is optioneel.

Als een eerste maandbetaling nog niet is afgerond, toont Pandman de knop Betaling afronden. Gebruik die om de betaling en de maandelijkse incasso alsnog te activeren.

Actieve locaties en facturabele eenheden

Op de abonnementspagina zie je per actieve locatie het aantal actieve ruimtes en hoeveel facturabele locaties dat oplevert. Iedere begonnen reeks van 150 actieve ruimtes binnen één fysieke locatie telt als één facturabele locatie. Een locatie met 151 actieve ruimtes telt dus als twee.

De pakketlimiet geldt voor het aantal actieve fysieke locaties, terwijl de abonnementsprijs wordt berekend met deze facturabele locatie-eenheden. Een grote locatie kan daardoor meerdere eenheden van het gekozen pakket gebruiken. Basis ondersteunt maximaal 2 en Professioneel maximaal 20 facturabele locatie-eenheden.

Alleen actieve locaties tellen mee. Deactiveer je een locatie tijdens een vooruitbetaalde periode, dan kan die tot het einde van die periode blijven meetellen. Een eventueel verrekenbaar bedrag verschijnt als pauzetegoed. Pandman blokkeert het activeren van een extra locatie als het gekozen pakket daarvoor geen ruimte biedt.

Pakket of betaalcyclus wijzigen

Kies rechtsboven Pakket of cyclus wijzigen.

• Een upgrade naar een hoger pakket is direct actief.
• Een downgrade gaat in bij de volgende factuurperiode en kan alleen als het aantal actieve locaties binnen de nieuwe limiet past.
• Een wijziging van maand- naar jaarbetaling of andersom gaat in bij de volgende factuurperiode.
• Een geplande wijziging blijft zichtbaar en kan tot de ingangsdatum worden geannuleerd.

Voor het pakket Organisatie neem je contact op met Pandman.

Facturen en opzeggen

Onder Facturen en creditnota's kun je ieder document als PDF downloaden. De pagina toont ook de verwachte volgende factuur en recente activeringen of pauzeringen van locaties.

Kies Abonnement opzeggen en typ OPZEGGEN om de opzegging vast te leggen. De bevestiging vermeldt tot welke datum de toegang doorloopt. Zolang de opzegging nog niet is ingegaan, kun je deze via Opzegging annuleren terugdraaien.

Loopt de proefperiode af of wordt de licentie geblokkeerd, dan blijven de gegevens bewaard. Een organisatiebeheerder wordt naar de abonnementspagina geleid om de toegang te herstellen; andere gebruikers zien dat zij contact moeten opnemen met hun organisatiebeheerder.

22. Goed gebruik in de praktijk

Voor organisatiebeheerders

• Richt eerst locaties, categorieën en templates goed in.
• Houd het aantal organisatiebeheerders beperkt.
• Controleer regelmatig Instellingen → Logs → Activiteiten.
• Gebruik rapportage om locaties met achterstand te vinden.
• Maak duidelijke afspraken over prioriteiten en statusgebruik.

Voor locatiebeheerders

• Controleer of alle ruimtes op de locatie compleet zijn en het juiste ruimtetype hebben.
• Houd templates actueel.
• Volg open en urgente meldingen actief op.
• Gebruik een mutatie-inspectie bij intrek, vertrek en oplevering.
• Bespreek trends met controleurs.

Voor controleurs

• Kies altijd de juiste ruimte.
• Vul inspecties direct op locatie in.
• Voeg duidelijke opmerkingen toe bij afwijkingen.
• Maak bij schade of reparaties direct een melding.
• Gebruik foto's of video wanneer tekst niet genoeg is.

Voor viewers

• Gebruik filters om snel de juiste locatie of status te vinden.
• Bekijk rapportages voor voortgang en trends.
• Vraag een beheerder om aanpassingen als gegevens niet kloppen.

Voor behandelaars

• Gebruik de link in de e-mail om de melding te bekijken.
• Werk de status bij zodra je met de melding start.
• Voeg een korte opmerking toe bij voortgang of afronding.
• Sluit de melding alleen af als het werk klaar is.

23. Veelgestelde vragen

Ik zie een menu-onderdeel niet. Hoe kan dat?

Dat hangt waarschijnlijk samen met je rol en toegewezen locaties. Organisatiebeheerders zien alle instellingen en in Logs de tabbladen Activiteiten, Beveiliging en Maillog. Locatiebeheerders zien inspectietemplates en in Logs alleen het Maillog voor hun eigen locaties. Controleurs en viewers zien de groep Instellingen niet. Vraag een organisatiebeheerder om je rol of locatietoegang te controleren als je een verwacht onderdeel mist.

Ik kan geen ruimte kiezen bij een inspectie.

Je hebt mogelijk geen controleur- of locatiebeheerdersrol op de locatie. Het kan ook zijn dat de locatie inactief is.

Wat gebeurt er als ik een QR-code scan zonder ingelogd te zijn?

Pandman opent eerst de loginpagina. Na het inloggen ga je automatisch verder naar de ruimte van de gescande QR-code. Je hoeft de code niet opnieuw te scannen.

Waarom opent een gescande QR-code de ruimte niet?

Controleer of je op het juiste organisatiedomein bent ingelogd en toegang hebt tot de locatie. Een QR-code omzeilt de rechten niet. Neem contact op met een organisatie- of locatiebeheerder als de ruimte wel bij jouw werkgebied hoort.

Ik kan geen inspectietemplate kiezen.

Controleer of er voor de locatie een actief template bestaat. Zie je wel templates verwacht maar niet dit ene? Kijk dan of het template aan ruimtetypes is gekoppeld: de keuzelijst toont alleen templates die passen bij het ruimtetype van de gekozen ruimte (zie hoofdstuk 10).

Welk inspectiemoment gebruik ik voor een beginsituatie?

Gebruik Intrek wanneer een bewoner de ruimte betrekt. Gebruik Oplevering / nulmeting bij een nieuwe, vernieuwde of opnieuw in gebruik genomen ruimte zonder bewoner. Beide worden als inspectie met een mutatietemplate vastgelegd.

Wat telt als herstelpunt?

Een veld van het type Staat met de waarde Beschadigd, Ontbreekt of Vervuild; bij het oudere veldtype voldoende/onvoldoende telt ook een Onvoldoende mee. Ook een cijferveld waarvan de uitkomst volgens de ingestelde beoordeling oranje of rood is, telt als herstelpunt. Herstelpunten zie je terug in de herstelpuntenlijst-PDF, bij het starten van een herinspectie en bij het aanmaken van reparatieverzoeken.

Waarom moet ik een melding aan een ruimte koppelen?

Zo blijft duidelijk waar het probleem speelt. De locatie wordt daardoor ook automatisch vastgelegd.

Een behandelaar krijgt geen e-mail. Wat nu?

Controleer:

• of de behandelaar een e-mailadres heeft;
• of de meldingsmail actief is;
• of je daadwerkelijk hebt gekozen om te mailen;
• of de mail niet in spam terecht is gekomen.

Kan een behandelaar zonder account reageren?

Ja. De behandelaar kan via de persoonlijke link in de mail de melding bekijken, de status wijzigen en een opmerking plaatsen.

Kan een afgesloten melding nog worden aangepast via de behandelaarslink?

Nee. Zodra de melding is afgesloten, kan de behandelaar de melding niet meer wijzigen via de publieke link.

Moet ik ruimtes verwijderen als ze niet meer bestaan?

Meestal niet. Zet de ruimte liever op inactief. Zo blijft de historie van inspecties en meldingen bewaard.

Wat doe ik met een locatie die tijdelijk niet gebruikt wordt?

Zet de locatie op inactief. De gegevens blijven bewaard, maar de locatie wordt niet meer gebruikt in normaal dagelijks werk.

Hoe voorkom ik rommelige rapportages?

Gebruik vaste namen, categorieën en prioriteiten. Zorg ook dat inspectietemplates per locatie actueel blijven.

Waarom staat een video nog op verwerken?

Pandman zet video's na opslaan automatisch om naar een compacte 720p mp4. Dat kan even duren. Ververs de pagina na enkele ogenblikken.

Kan ik video meesturen naar een behandelaar?

Nee. Bij meldingsmails kun je foto's als bijlage meesturen. Video's worden niet als mailbijlage verzonden.

Slot

Pandman werkt het best als gegevens consequent worden ingevoerd. Maak duidelijke afspraken over namen, rollen, prioriteiten, inspectiefrequentie en het afsluiten van meldingen. Dan blijven dashboards, rapportages en exports betrouwbaar.