Pandman: Snelgids voor organisatiebeheerders

Korte gids voor de rol Organisatiebeheerder. Voor de volledige uitleg van alle functies, zie de volledige handleiding.

Als organisatiebeheerder zie en beheer je alles binnen je organisatie, op alle locaties. Naast het dagelijks gebruik (inspecties, meldingen, rapportage) beheer jij als enige de organisatiebrede inrichting en de gebruikers.

Wat alleen jij kunt

• Gebruikers beheren: uitnodigen, rollen per locatie toekennen, organisatiebeheerder maken, wachtwoord of MFA resetten, uitnodiging opnieuw sturen.
• Organisatiebrede instellingen beheren: organisatie-instellingen, gebruikers, ruimtetypes, meldingscategorieën, behandelaars en de meldingsmail.
• De eerste inrichting begeleiden via Aan de slag en de voortgangschecklist op het dashboard.
• De proefperiode en het abonnement beheren, facturen downloaden en een pakket of betaalcyclus wijzigen.
• Logs inzien: Activiteiten (wie wijzigde wat), Beveiliging (aanmeldingen, MFA-uitkomsten en sessie-einden) en Maillog. Activiteiten- en beveiligingsregels blijven 18 maanden bewaard.
• Alle locaties zien en beheren, ook inactieve.

Welke onderdelen onder Instellingen zichtbaar zijn, hangt af van de rol. Onder Logs zie jij de tabbladen Activiteiten, Beveiliging en Maillog; locatiebeheerders zien daarin uitsluitend het maillog van hun eigen locaties en kunnen hun inspectietemplates beheren. Alleen organisatiebeheerders hebben toegang tot alle instellingen; controleurs en viewers zien deze groep niet. De groep staat standaard ingeklapt; klik op de kop om de zichtbare onderdelen te tonen.

Inloggen

https://{jouw-organisatie}.pandman.nl: inloggen met e-mail en wachtwoord. Profiel (naam/e-mail/wachtwoord) wijzig je rechtsboven via je naam. (Details: de volledige handleiding §3.)

Tweefactorauthenticatie

• Zelf instellen: open je profiel, kies Instellen bij Twee-factor-authenticatie (2FA) en bewaar de herstelcodes veilig.
• Voor iedereen verplichten: ga naar Instellingen → Organisatie-instellingen, zet Tweefactorauthenticatie verplicht voor alle gebruikers aan en sla op. Gebruikers zonder MFA richten het bij hun volgende bezoek in.
• Iemand helpen die geen authenticator of herstelcode meer heeft: kies bij die gebruiker in Instellingen → Gebruikers voor MFA resetten. Controleer eerst de identiteit van de gebruiker. Bij verplichte MFA volgt bij de volgende login opnieuw de inrichting.

Aan de slag met een nieuwe omgeving

Bij de eerste login in een lege omgeving opent Aan de slag met Pandman. De wizard helpt je achtereenvolgens met de eerste locatie, ruimtes, inspectietemplates en collega's.

• Ruimtes kun je handmatig toevoegen, met een nummerreeks van maximaal 200 nummers genereren of via CSV importeren.
• Je kunt meerdere templates uit de bibliotheek kiezen of alvast een leeg eigen template maken.
• Uitgenodigde collega's krijgen meteen een rol voor de eerste locatie en ontvangen een link om hun wachtwoord in te stellen.
• Op het laatste scherm kun je direct de eerste inspectie starten.

De checklist Aan de slag op het dashboard laat daarna zien of ook de eerste inspectie is afgerond. Je kunt onderdelen vanuit de checklist openen of de checklist verbergen. Volledige uitleg: de volledige handleiding §6.

Eenmalige inrichting (aanbevolen volgorde)

Deze volgorde voorkomt dat gebruikers met ontbrekende locaties, categorieën of templates moeten werken:

1. Locaties aanmaken. Vul ook het locatie-e-mailadres in als antwoordadres voor behandelaars en inspectieherinneringen.
2. Ruimtetypes controleren via Instellingen → Ruimtetypes: de standaardlijst (Woonruimte, Keuken, Badkamer, Toilet, enz.) aanvullen of hernoemen waar nodig; de volgorde bepaal je met slepen.
3. Ruimtes toevoegen, met de nummerreeks in de Aan de slag-wizard genereren of via CSV importeren, elk met het juiste ruimtetype. Bij een algemene ruimte mag het nummer leeg; vul dan de naam in.
4. Meldingscategorieën aanmaken (bijv. Sanitair, Elektra, Schade).
5. Behandelaars toevoegen (met e-mailadres als je ze wilt kunnen mailen) en per behandelaar kiezen tussen alle locaties of één of meer specifieke locaties.
6. Meldingsmail instellen (onderwerp/tekst + variabelen).
7. Inspectietemplates per locatie bouwen (groepen + velden; type cijfer / voldoende-onvoldoende / staat / tekst / foto's). Geef bij een cijferveld naast de toegestane invoer ook aan of hoger, lager of een bepaald bereik goed is; Pandman gebruikt dit voor de kleuren en vergelijkingen in rapportages. Kies bij Soort inspectie voor Periodiek of Intrek & vertrek (voor mutatie-inspecties) en bij Geldt voor ruimtetypes voor welke ruimtes het template bedoeld is (leeg = alle). Met Dupliceren kopieer je een template naar een andere locatie; met Uit bibliotheek toevoegen start je met een kant-en-klaar template, zoals Intrek & vertrek woonruimte.
8. Gebruikers uitnodigen en per locatie een rol geven.
9. Eventueel intrek- of opleveringsinspecties vastleggen als beginsituatie, daarna periodieke inspecties.
10. Via Locaties → QR-vel printen labels maken voor de actieve ruimtes die medewerkers op locatie snel moeten kunnen openen.

Bij een periodieke inspectie of vertrekinspectie kan de uitvoerder onderaan direct een herinspectie plannen met een datum en optionele tijd. Deze planning verschijnt locatiegericht op het dashboard van controleurs en locatiebeheerders; als organisatiebeheerder zie je de herinspecties van alle locaties.

Volledige uitleg per onderdeel: de volledige handleiding §6–§21.

Gebruikers & rollen (kort)

Eén organisatiebrede rol (organisatiebeheerder) en drie rollen per locatie. Iemand kan per locatie een andere rol hebben.

Nieuwe gebruiker: Instellingen → Gebruikers → Nieuwe gebruiker → naam + e-mail, eventueel organisatiebeheerder aan, anders per locatie een rol. De gebruiker krijgt automatisch een uitnodigingsmail. Volledige rechtenmatrix: de volledige handleiding §4.

Houd het aantal organisatiebeheerders bewust beperkt.

Proefperiode en abonnement

Tijdens de proefperiode staat bovenaan hoeveel dagen nog over zijn. Ga naar Instellingen → Abonnement om:

• Basis of Professioneel te kiezen en het abonnement te activeren;
• maand- of jaarbetaling te kiezen en factuurgegevens in te vullen;
• het aantal actieve en facturabele locaties te controleren;
• facturen en creditnota's als PDF te downloaden;
• een pakket of betaalcyclus te wijzigen;
• een geplande wijziging of opzegging te annuleren;
• het abonnement op te zeggen.

Basis staat maximaal 2 actieve fysieke locaties toe en Professioneel maximaal 20. Voor de prijs telt iedere begonnen reeks van 150 actieve ruimtes binnen één fysieke locatie als één facturabele locatie-eenheid; een grote locatie kan daardoor meerdere eenheden gebruiken. Basis ondersteunt maximaal 2 en Professioneel maximaal 20 van deze eenheden. Upgrades zijn direct actief; downgrades en cycluswijzigingen gaan normaal in bij de volgende factuurperiode. Volledige uitleg: de volledige handleiding §21.

Aandachtspunten

• Gebruik inactief in plaats van verwijderen voor locaties/ruimtes die je niet meer gebruikt; de historie blijft dan bewaard.
• Maak duidelijke afspraken over namen, categorieën, prioriteiten en het afsluiten van meldingen; dat houdt dashboards, rapportage en exports betrouwbaar.
• Controleer af en toe Instellingen → Logs → Activiteiten en gebruik rapportage om locaties met achterstand te vinden.
• Controleer bij een vermoeden van ongeautoriseerde toegang Instellingen → Logs → Beveiliging. Kijk naar mislukte aanmeldingen, MFA-fouten en onverwachte sessie-einden; wijzig bij twijfel direct het wachtwoord, reset MFA na identiteitscontrole en meld een mogelijk incident volgens jullie interne procedure.

Meer tips en veelgestelde vragen: de volledige handleiding §22–§23.