Pandman: Snelgids voor locatiebeheerders

Korte gids voor de rol Locatiebeheerder. Voor de volledige uitleg van alle functies, zie de volledige handleiding.

Als locatiebeheerder ben je verantwoordelijk voor je eigen locatie(s). Je regelt daar de inrichting (ruimtes en inspectietemplates) én het dagelijks werk (periodieke en mutatie-inspecties, en meldingen). Je zit qua rechten tussen de controleur en de organisatiebeheerder in.

Wat je wél kunt (op je eigen locatie(s))

Locatiegegevens bijwerken: naam, adres en de locatie op actief of inactief zetten.
Ruimtes volledig beheren: aanmaken, bijwerken, verwijderen en via CSV importeren. Elke ruimte heeft een ruimtetype (woonruimte of een algemene ruimte zoals keuken of sanitair).
De QR-code van iedere ruimte bekijken of als SVG downloaden en voor een locatie een vel met alle actieve ruimtecodes printen.
Inspectietemplates aanmaken, aanpassen, dupliceren en verwijderen, inclusief de koppeling aan ruimtetypes.
Periodieke en mutatie-inspecties uitvoeren, aanpassen en verwijderen.
Meldingen aanmaken en bijwerken, een behandelaar toewijzen en die per e-mail informeren.
In Logs het Maillog van je eigen locatie(s) inzien.
Rapportage en exports raadplegen.

Onder Instellingen zie je daarom alleen Inspectietemplates en Logs. In Logs is voor jou alleen het tabblad Maillog zichtbaar. Organisatiebrede instellingen blijven verborgen.

Wat je niet kunt

Dit is voorbehouden aan de organisatiebeheerder:

Locaties aanmaken of verwijderen (bijwerken mag wel).
Gebruikers beheren en rollen toekennen.
De lijst met ruimtetypes en behandelaars beheren, en meldingscategorieën en de meldingsmail instellen.
De tabbladen Activiteiten en Beveiliging in Logs inzien en meldingen verwijderen.

Behandelaars, categorieën of de meldingsmail nodig, of een nieuwe locatie of gebruiker? Stem dat af met een organisatiebeheerder.

Inloggen

https://{jouw-organisatie}.pandman.nl: inloggen met e-mail en wachtwoord. Nieuw? Gebruik de link in je uitnodigingsmail. Wachtwoord vergeten → herstel-link op de loginpagina. Profiel wijzig je rechtsboven via je naam. (Details: de volledige handleiding §3.)

Pandman registreert je aanmelding en afmelding in het beveiligingslog. Alleen organisatiebeheerders kunnen dit tabblad Beveiliging in Logs terugzien.

Je locatie inrichten (aanbevolen volgorde)

Deze volgorde zorgt dat controleurs meteen kunnen werken:

Ruimtes toevoegen of via Importeer CSV inladen, elk met het juiste ruimtetype. Bij een algemene ruimte mag het nummer leeg; vul dan de naam in.
Inspectietemplates bouwen: groepen + velden, per veld een type (cijfer / voldoende-onvoldoende / staat / tekst / foto's), verplichte velden aanzetten en de volgorde bepalen. Geef bij een cijferveld los van de invoergrenzen aan of hoger, lager of een bepaald bereik goed is; dit bepaalt de kleur en de richting van vergelijkingen. Kies bij Soort inspectie voor Periodiek of Intrek & vertrek (voor mutatie-inspecties) en bij Geldt voor ruimtetypes voor welke ruimtes het template bedoeld is (leeg = alle). Met Dupliceren kopieer je een bestaand template; met Uit bibliotheek toevoegen start je met een kant-en-klare checklist (intrek & vertrek, hygiëne, legionella, brandveiligheid of SNF) die je daarna aanpast.
Eventueel een intrek- of opleveringsinspectie vastleggen als beginsituatie.
Via Locaties → QR-vel printen QR-labels maken voor alle actieve ruimtes op je locatie.
Daarna periodieke inspecties en het opvolgen van meldingen.

Zorg dat er per locatie minstens één actief template is; anders kan niemand een inspectie starten. Volledige uitleg: de volledige handleiding §7–§12.

Dagelijks werk

Dashboard als startpunt: open en urgente meldingen, ruimtes zonder recente inspectie en geplande herinspecties voor jouw locaties. De datum is verplicht; als de controleur ook een tijd heeft gekozen, staat die erbij.
QR-code scannen: na het inloggen opent direct het ruimteoverzicht met de inspectiehistorie. Vanuit de ruimtelijst kun je een losse code ook als SVG downloaden.
Meldingen: houd open en urgente meldingen actief bij. Let op de streefdatum: meldingen die eroverheen zijn kleuren rood in de lijst en staan in de wekelijkse herinneringsmail. Wijs een behandelaar toe uit de behandelaars die voor jouw locatie beschikbaar zijn (Pandman vraagt of die gemaild moet worden) en sluit een melding pas af als het werk klaar is, met een korte slotopmerking. Verwijderen kan alleen een organisatiebeheerder.
Ruimtes: gebruik inactief in plaats van verwijderen zodra je de historie wilt bewaren.
Rapportage: gebruik het inspectieoverzicht, de trend en de doorlooptijd om achterstanden te vinden en trends met je controleurs te bespreken.

Aandachtspunten

Houd templates actueel en controleer regelmatig of alle ruimtes op de locatie compleet zijn en het juiste ruimtetype hebben.
Maak duidelijke afspraken met je controleurs over namen, prioriteiten en het afsluiten van meldingen; dat houdt rapportage en exports betrouwbaar.
Zet een locatie of ruimte op inactief in plaats van te verwijderen wanneer die tijdelijk niet gebruikt wordt.

Meer tips en veelgestelde vragen: de volledige handleiding §22–§23.